5 veelvoorkomende fouten op Nederlandse facturen (en hoe je ze voorkomt)

Waarom raken ZZP'ers deze 5 velden zo vaak kwijt?

Een factuur staat vol kleine verplichte velden — van factuurnummer tot IBAN — en in de praktijk glipt er altijd wel eentje doorheen. De Belastingdienst ziet deze 5 fouten dan ook het vaakst terug op facturen van ZZP'ers en kleine ondernemers, precies dezelfde categorieën die onze gratis factuur checker controleert.

Hieronder behandelen we ze één voor één: wat er misgaat, waarom de Belastingdienst (of je opdrachtgever) de factuur daardoor kan afkeuren, en hoe je de fout voorkomt met een vaste controle aan het einde van je workflow.

1. Geen factuurnummer op de factuur

Factuurnummer

Elk factuur moet een uniek, opvolgend factuurnummer hebben — bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002, enzovoort. Zonder nummer kan de Belastingdienst de factuur niet koppelen aan je administratie, en je opdrachtgever kan de betaling niet goed aan jou toewijzen. Het ontbreken van een factuurnummer is dan ook één van de meest voorkomende redenen dat een factuur wordt afgekeurd.

Concreet: stel je administratie zo in dat je factuur-app zelf het nummer invult. Dan kan het niet meer ontbreken én je hoeft nooit na te denken over de nummering.

Controleer je factuur gratis → of ga direct naar onze abonnementen voor automatische herinneringen en controle.

2. Factuurdatum ontbreekt of klopt niet

Factuurdatum

De factuurdatum is letterlijk de datum waarop de factuur is uitgeschreven — en die is wettelijk verplicht. Hij bepaalt ook je betalingstermijn (tot 60 dagen bij B2B). Staat de datum niet op de factuur, of staat er een datum die niet overeenkomt met de werkelijkheid, dan kan je opdrachtgever de factuur betwisten.

Tip: laat de datum automatisch invullen op het moment dat je de factuur aanmaakt. Zo is de datum altijd actueel en hoef je er niet meer aan te denken.

Heb je al een factuur klaarstaan? Doorloop hem in 30 seconden via onze gratis factuur checker en je weet direct of de datum, het nummer én de andere velden kloppen.

3. BTW-bedrag ontbreekt of telt niet op

Bedrag berekening

Een rekenfout in de BTW is gevaarlijker dan veel ondernemers denken. Als € 1.000 × 21% = € 210 BTW (totaal € 1.210) niet klopt — bijvoorbeeld doordat je het verkeerde tarief intoetst of het BTW-bedrag simpelweg vergeet — kan de Belastingdienst de aangifte afkeuren. Een verkeerd totaalbedrag is bovendien een directe aanleiding voor je klant om de factuur terug te sturen.

Reken het BTW-bedrag dus nooit handmatig uit, maar laat het door je factuur-tool laten berekenen op basis van het netto-bedrag en het tarief. Dan klopt het bedrag altijd én ben je meteen voorbereid op een controle.

Twijfel je of jouw rekensom klopt? Controleer je factuur gratis en laat de rekensom automatisch valideren — of stap over op een van onze abonnementen zodat de berekening altijd goed gaat.

4. KvK-nummer ontbreekt op de factuur

KVK-nummer

Je KvK-nummer staat niet wettelijk verplicht op de factuur zelf, maar vrijwel elke opdrachtgever vraagt erom — vooral bij B2B-opdrachten. Staat het KvK-nummer niet op de factuur, dan moet de administratie van je klant je soms alsnog opbellen om het nummer op te vragen. Dat vertraagt je betaling en kan bovendien argwaan wekken bij je opdrachtgever.

Zet je KvK-nummer dus standaard in de voettekst van je factuur-template: dan vergeet je het nooit meer en wordt je factuur meteen professioneel en volledig.

Wil je zeker weten dat je KvK-nummer, factuurnummer en de andere velden kloppen? Onze gratis factuur checker controleert ze in één klik — of kies een abonnement voor automatische herinneringen bij late betalingen.

5. Geen IBAN of verkeerd bankrekeningnummer

IBAN

Een factuur zonder (correct) IBAN kan je klant simpelweg niet betalen — of hij moet eerst bij je informeren naar het rekeningnummer. Een typfout in het IBAN, bijvoorbeeld een verkeerd cijfer of een ontbrekende NL-code, leidt ertoe dat de betaling wordt teruggeboekt. Daarmee loopt je cashflow onnodige vertraging op.

Controleer het IBAN dus altijd voordat je de factuur verstuurt. Een factuur-tool vult het IBAN automatisch in vanuit je profiel, zodat een typefout uitgesloten is.

Loop je factuur in 30 seconden na met onze gratis factuur checker — dan weet je zeker dat het IBAN, de BTW én de andere velden kloppen.

Gratis: laat je factuur automatisch controleren

Handmatig nalopen kost tijd — en een foutje glipt er snel in. FactuurWacht controleert je factuur automatisch op alle verplichte velden, BTW-berekeningen, IBAN-formaat en meer. In minder dan 30 seconden weet je of alles klopt. Voor je eerste check hoef je geen account aan te maken: vul de velden in en je krijgt direct een overzicht van wat er ontbreekt of niet klopt.

Deze 5 fouten komen overeen met de 10 punten in onze factuur checker: factuurnummer, factuurdatum, bedrag-berekening, KVK-nummer en IBAN.

Gratis je factuur controleren?

Geen account nodig. Resultaat in 30 seconden.

Controleer mijn factuur gratis Stel direct betalingsherinneringen in →

Gebruikt door honderden ZZP'ers en MKB'ers in Nederland

Why do freelancers miss these 5 invoice fields?

A Dutch invoice contains many small mandatory fields — from an invoice number to an IBAN — and in practice at least one of them slips through. The Dutch Tax Authority (Belastingdienst) spots these five mistakes most often on invoices from freelancers and small businesses, exactly the categories our free invoice checker verifies.

Below we cover them one by one: what goes wrong, why the Belastingdienst (or your client) can reject the invoice because of it, and how to prevent the mistake with a quick final check in your workflow.

1. No invoice number on the invoice

Invoice number

Every invoice must carry a unique, sequential invoice number — e.g. 2026-001, 2026-002, and so on. Without a number, the Belastingdienst cannot match the invoice to your records and your client cannot correctly link the payment to you. A missing invoice number is therefore one of the most common reasons an invoice gets rejected.

In practice: configure your invoicing tool so it fills in the number for you. Then it can never be missing and you never have to think about numbering again.

Check your invoice for free → or jump straight to our subscription for automated payment reminders and validation.

2. Invoice date is missing or wrong

Invoice date

The invoice date is literally the date on which the invoice was issued — and it is mandatory by law. It also defines your payment term (up to 60 days for B2B). If the date is missing, or it shows a date that doesn't match reality, your client can dispute the invoice.

Tip: let the date fill in automatically at the moment you create the invoice. That way it is always current and you never have to think about it.

Got an invoice ready? Run it through our free invoice checker in 30 seconds and you'll know right away whether the date, the number and the other fields are correct.

3. VAT amount is missing or doesn't add up

Amount calculation

An arithmetic error in the VAT is more dangerous than many entrepreneurs realise. If €1,000 × 21% = €210 VAT (total €1,210) doesn't add up — for example because you type the wrong rate or simply forget the VAT amount — the Belastingdienst can reject your VAT return. A wrong total is also a direct reason for your client to send the invoice back.

Never calculate the VAT amount by hand. Let your invoicing tool compute it from the net amount and the rate. The amount will always be right and you'll be ready for an audit at any moment.

Not sure whether your figures add up? Check your invoice for free and let the calculation be validated automatically — or pick one of our subscription plans so the math always adds up.

4. Chamber of Commerce (KVK) number is missing

KVK number

Your KvK (Chamber of Commerce) number isn't legally required on the invoice itself, but almost every client asks for it — especially for B2B assignments. Without the KvK number on the invoice, your client's administration team often has to call you to ask for it. That delays your payment and can raise unnecessary doubts with your client.

Put your KvK number in the footer of your invoice template by default: you will never forget it and your invoice immediately looks professional and complete.

Want to be sure your KVK number, invoice number and the other fields are right? Our free invoice checker verifies them in one click — or pick a subscription for automatic reminders on late payments.

5. No IBAN or wrong bank account number

IBAN

An invoice without a (correct) IBAN cannot simply be paid — your client would have to contact you first to ask for the account number. A typo in the IBAN, for example a wrong digit or a missing NL code, will cause the payment to bounce back. That delays your cashflow unnecessarily.

Always double-check the IBAN before you send the invoice. An invoicing tool auto-fills the IBAN from your profile, so a typo is impossible.

Review your invoice in 30 seconds with our free invoice checker — then you know for sure the IBAN, the VAT and the other fields are correct.

Free: let your invoice be checked automatically

Manually checking takes time — and a small mistake slips in easily. FactuurWacht automatically verifies your invoice against all mandatory fields, VAT calculations, IBAN format and more. You'll know in under 30 seconds whether everything is correct. You don't need an account for your first check: just fill in the fields and you'll immediately see an overview of what is missing or wrong.

These five mistakes match the 10 items in our invoice checker: invoice number, invoice date, amount calculation, KVK number and IBAN.

Check your invoice for free?

No account needed. Results in 30 seconds.

Check my invoice for free Set up automatic payment reminders →

Used by hundreds of freelancers and SMEs in the Netherlands