Verplichte velden op een factuur in Nederland (2026)

Waarom zijn verplichte factuurvelden zo belangrijk?

Een factuur die niet voldoet aan de wettelijke eisen is niet zomaar onprofessioneel — het kan leiden tot problemen bij de belastingaangifte, afwijzing door je opdrachtgever en in het ergste geval een boete van de Belastingdienst. Voor ZZP'ers en kleine bedrijven is het daarom essentieel om te weten wat er precies op een factuur moet staan.

De eisen zijn vastgelegd in de Wet op de omzetbelasting 1968 en de bijbehorende uitvoeringsregelingen. De Belastingdienst onderscheidt twee typen facturen: de vereenvoudigde factuur (voor bedragen tot € 100 incl. BTW) en de volledige factuur. Dit artikel behandelt de volledige factuur — die van toepassing is op veruit de meeste B2B-transacties.

ℹ️

Verplicht voor bijna alle ondernemers

Als je btw-plichtig bent en diensten of producten levert aan andere ondernemers (B2B), ben je verplicht een volledige factuur uit te sturen. Particulieren (B2C) kunnen in sommige gevallen een vereenvoudigde factuur ontvangen.

Alle verplichte velden op een rij

Hieronder vind je een compleet overzicht van alle verplichte en sterk aanbevolen factuurvelden, inclusief uitleg en veelgemaakte fouten.

Veld	Status	Uitleg
Factuurnummer	Verplicht	Een opvolgend, uniek nummer. Mag eigen formaat hebben (bijv. 2026-001).
Factuurdatum	Verplicht	De datum waarop de factuur is uitgeschreven.
Naam & adres leverancier	Verplicht	Volledige naam en vestigingsadres van jouw onderneming.
Naam & adres klant	Verplicht	Volledige naam en adres van de afnemer.
BTW-identificatienummer	Verplicht	Jouw BTW-nummer. Formaat: `NL123456789B01`. Controleer bij de Belastingdienst als je twijfelt.
KVK-nummer	Aanbevolen	Niet wettelijk verplicht op de factuur zelf, maar vrijwel altijd vereist door opdrachtgevers. Altijd 8 cijfers.
Omschrijving leveringen/diensten	Verplicht	Duidelijke beschrijving van wat je hebt geleverd of gedaan. Hoeveelheid en omvang indien van toepassing.
Datum levering / dienstverlening	Verplicht	De datum waarop de dienst is verricht of het product is geleverd. Mag afwijken van de factuurdatum.
Bedrag excl. BTW	Verplicht	Het nettobedrag voor de levering/dienst, vóór BTW.
BTW-tarief (%)	Verplicht	Het toegepaste BTW-tarief: 0%, 9% of 21%. Of aangeven dat BTW verlegd is / vrijgesteld.
BTW-bedrag (€)	Verplicht	Het daadwerkelijke BTW-bedrag in euro's. Moet kloppen met het tarief × het nettobedrag.
Totaalbedrag incl. BTW	Verplicht	Het totale te betalen bedrag inclusief BTW.
IBAN / bankrekeningnummer	Aanbevolen	Niet wettelijk verplicht, maar onmisbaar voor betaling. Gebruik altijd het IBAN-formaat (NL + 16 tekens).
Betalingstermijn	Aanbevolen	Bijv. "Betaling binnen 14 dagen na factuurdatum." Wettelijk max. 60 dagen voor B2B (art. 6:119b BW).

Veelgemaakte fouten — en hoe je ze voorkomt

1. Fout BTW-nummer formaat

Het Nederlandse BTW-identificatienummer bestaat altijd uit de landcode NL, gevolgd door 9 cijfers, de letter B en 2 controlecijfers. Dus: NL123456789B01. Het oude "sofinummer" of een nummer zonder 'B' is niet geldig als BTW-nummer op een factuur.

2. Leveringsdatum vergeten

Veel ondernemers zetten alleen de factuurdatum. Maar de Belastingdienst eist ook de datum van levering of dienstverlening — ook als die gelijk is aan de factuurdatum. Zet dit er altijd expliciet bij.

3. BTW-berekening klopt niet

Een veelgemaakte rekenfouten: het BTW-bedrag klopt niet met het percentage maal het nettobedrag. Voorbeeld: € 1.000 × 21% = € 210 BTW → totaal € 1.210. Als je andere getallen invult, kan de Belastingdienst (of je opdrachtgever) de factuur afwijzen.

4. Vage omschrijving

"Werkzaamheden" of "diensten" is te vaag. Geef altijd een duidelijke omschrijving van wat je hebt gedaan, eventueel met periode (bijv. "Webdesign project XYZ, periode maart 2026") of uren/eenheden.

⚠️

Pas op bij BTW verlegd of 0%-tarief

Bij intracommunautaire leveringen (EU) of BTW-verlegd moet je het BTW-nummer van de klant ook vermelden, en expliciet aangeven dat de BTW verlegd is. Dit geldt ook voor de 0%-regeling. Raadpleeg bij twijfel een boekhouder.

Snelle checklijst: staat alles op jouw factuur?

Gebruik deze checklijst voor je de factuur verstuurt:

✅ Factuur checklijst

Factuurnummer (uniek, opvolgend)
Factuurdatum
Jouw volledige naam & adres
Naam & adres van de klant
Jouw BTW-nummer (formaat: NL123456789B01)
KVK-nummer (8 cijfers)
Duidelijke omschrijving van de dienst of het product
Datum van levering of dienstverlening
Bedrag exclusief BTW
BTW-tarief (0%, 9% of 21%)
BTW-bedrag in euro's
Totaalbedrag inclusief BTW
IBAN / bankrekeningnummer
Betalingstermijn

Gratis: laat je factuur automatisch controleren

Handmatig nalopen kost tijd. FactuurWacht controleert je factuur automatisch op alle verplichte velden, BTW-berekeningen, IBAN-formaat en meer — in minder dan 30 seconden.

Je hoeft geen account aan te maken voor de eerste check. Vul gewoon de velden in en je krijgt direct een overzicht van wat er ontbreekt of niet klopt.

Check je factuur gratis →

Geen account nodig. Resultaat in 30 seconden.

Controleer mijn factuur gratis

Gebruikt door honderden ZZP'ers en MKB'ers in Nederland

Why mandatory invoice fields matter

An invoice that doesn't meet legal requirements isn't just unprofessional — it can lead to problems with your tax return, rejection by your client, and in the worst case a fine from the Dutch Tax Authority (Belastingdienst). For freelancers and small businesses, it's therefore essential to know exactly what a Dutch invoice must include.

The requirements are set out in the Wet op de omzetbelasting 1968 (Dutch VAT Act) and its implementing regulations. The Belastingdienst distinguishes between two types of invoices: the simplified invoice (for amounts up to €100 incl. VAT) and the full invoice. This article covers the full invoice — which applies to the vast majority of B2B transactions.

ℹ️

Required for almost all entrepreneurs

If you are VAT-registered and supply goods or services to other businesses (B2B), you are required to issue a full invoice. Consumers (B2C) may in some cases receive a simplified invoice.

All required fields at a glance

Below is a complete overview of all mandatory and strongly recommended invoice fields, including explanations and common mistakes.

Field	Status	Explanation
Invoice number	Required	A sequential, unique number. Any format works (e.g. 2026-001).
Invoice date	Required	The date the invoice was issued.
Supplier name & address	Required	Full name and registered address of your business.
Client name & address	Required	Full name and address of the recipient.
VAT identification number	Required	Your Dutch VAT number. Format: `NL123456789B01`. Verify with the Tax Authority if unsure.
Chamber of Commerce number (KVK)	Recommended	Not legally required on the invoice itself, but almost always requested by clients. Always 8 digits.
Description of goods/services	Required	Clear description of what you delivered. Include quantity and scope where applicable.
Date of delivery / service	Required	When the service was rendered or product delivered. May differ from the invoice date.
Amount excl. VAT	Required	The net amount before VAT.
VAT rate (%)	Required	The applicable rate: 0%, 9% or 21%. Or indicate reverse-charge / VAT-exempt.
VAT amount (€)	Required	The actual VAT amount in euros. Must match rate × net amount.
Total amount incl. VAT	Required	The total amount due including VAT.
IBAN / bank account	Recommended	Not legally required, but essential for payment. Always use IBAN format (NL + 16 characters).
Payment term	Recommended	E.g. "Payment within 14 days of invoice date." Legally max. 60 days for B2B (Dutch Civil Code).

Common mistakes — and how to avoid them

1. Wrong VAT number format

The Dutch VAT identification number always consists of the country code NL, followed by 9 digits, the letter B, and 2 check digits. So: NL123456789B01. An old sofi-number or a number without 'B' is not valid as a VAT number on an invoice.

2. Missing delivery date

Many entrepreneurs only include the invoice date. But the Belastingdienst also requires the date of delivery or service — even if it's the same as the invoice date. Always state this explicitly.

3. Incorrect VAT calculation

A common arithmetic mistake: the VAT amount doesn't match the rate times the net amount. Example: €1,000 × 21% = €210 VAT → total €1,210. If you enter different figures, the Tax Authority (or your client) may reject the invoice.

4. Vague description

"Services" or "work performed" is too vague. Always provide a clear description of what you did, optionally including a period (e.g. "Web design project XYZ, March 2026") or hours/units.

⚠️

Be careful with reverse-charge VAT or 0% rate

For intra-EU supplies or reverse-charge VAT, you must also include the client's VAT number and explicitly state that VAT is reversed. This also applies to the 0% rate. When in doubt, consult an accountant.

Quick checklist: is everything on your invoice?

Use this checklist before you send the invoice:

✅ Invoice checklist

Invoice number (unique, sequential)
Invoice date
Your full name & address
Client name & address
Your VAT number (format: NL123456789B01)
Chamber of Commerce number (8 digits)
Clear description of the service or product
Date of delivery or service
Amount excluding VAT
VAT rate (0%, 9% or 21%)
VAT amount in euros
Total amount including VAT
IBAN / bank account number
Payment term

Free: let your invoice be checked automatically

Checking manually takes time. FactuurWacht automatically verifies your invoice against all required fields, VAT calculations, IBAN format and more — in under 30 seconds.

No account needed for your first check. Just fill in the fields and you instantly get an overview of what's missing or incorrect.

Check your invoice for free →

No account needed. Results in 30 seconds.

Check my invoice for free

Used by hundreds of freelancers and SMEs in the Netherlands